Tabblad Beheerder, gebruikersnaam en wachtwoord, klaar. Je gebruikersnaam onthoudt de app op dit apparaat, dus na de eerste keer hoef je alleen je wachtwoord te typen en op Enter te drukken. De allereerste keer maak je zelf de eerste beheerder aan — daarna kan die iedereen toevoegen die mee moet kijken.
Het beheerdersdeel heeft vier pagina's, met bovenin een balk om te wisselen: Sorteerders · Teamleiders · Instellingen · Beheer. Op Sorteerders en Teamleiders staat eerst het weekoverzicht en daaronder het blok waarmee je de planning maakt — je ziet de opgaven dus terwijl je indeelt. Onder Beheer zitten deelname, de namenlijst, delen en back-up, en de beheerders; die klap je open als je ze nodig hebt. De week die je bekijkt kies je één keer, rechtsboven in de balk: die keuze geldt op alle pagina's.
Sorteerders en teamleiders hebben elk hun eigen overzichtspagina met een eigen weekkiezer, PDF-knop en regel "nog niets van gehoord". Wissel je op de ene pagina van week, dan schuift de andere mee, zodat je nooit per ongeluk twee verschillende weken naast elkaar zit te lezen.
Zodra de plekken voor eigen personeel op een dag bezet zijn, kan niemand die dag nog op Ochtend zetten — de knop gaat op slot en er staat "Vol" bij. Voor de middag geldt hetzelfde, met een eigen aantal plekken. Wie dan toch wil, kiest Indien plaats vrij en staat netjes op je reservebank; die reserve geldt voor allebei de dagdelen, zodat jij bij het indelen kiest waar hij het beste past. Hoeveel plekken er zijn, reken je niet zelf uit; dat doet de app op basis van je bezetting (zie hieronder).
De app kent de Nederlandse feestdagen en zet ze er zelf bij: Nieuwjaarsdag, Goede Vrijdag, beide paasdagen, Koningsdag, Bevrijdingsdag, Hemelvaart, beide pinksterdagen en beide kerstdagen. Ze worden per jaar uitgerekend, dus Pasen en Koningsdag schuiven vanzelf mee — valt Koningsdag op een zondag, dan pakt de app 26 april.
Je ziet ze bij de dag staan in de instellingen, in het planningblok, in je overzicht en in de PDF's, en de medewerker ziet het ook in zijn formulier. De app doet er verder niets mee: hij zet de bezetting niet automatisch op 0, want of je op Bevrijdingsdag doorwerkt bepaalt DHL en niet de app. Het is een geheugensteun zodat je er zelf op tijd naar kijkt — combineer het met het vooruit instellen hieronder.
Bovenaan de pagina Instellingen kies je voor welke week je iets instelt. Staat hij op Standaard, dan gelden je waarden voor elke week waarvoor niets aparts is ingesteld — dat is je normale bezetting. Kies je een week uit de lijst, dan gelden de waarden die je opslaat alleen voor die ene week.
Zo zet je een piekweek of een feestdag rustig van tevoren klaar: kies bijvoorbeeld week 36, zet maandag op 20 in plaats van 13, sla op, en de rest van het jaar verandert er niets. Je kunt tot zes weken vooruit. Wil je de afwijking weer kwijt, klik dan op Afwijking voor deze week verwijderen; daarna geldt weer de standaard.
Testmodus en de link staan alleen bij Standaard, want die horen bij de app als geheel en niet bij een losse week.
Per dag vul je per dagdeel twee getallen in: hoeveel mensen je in totaal nodig hebt, en hoeveel uitzendkrachten je er minimaal van inzet. Het aantal plekken voor eigen personeel rekent de app zelf uit en toont dat direct ernaast. Voorbeeld: dinsdagochtend 13 nodig, minimaal 5 uitzendkrachten, dus 8 plekken voor je eigen mensen. Zodra die 8 vol zijn, kan niemand er nog bij en gaat de rest op de reservebank. De middag werkt precies zo, met eigen getallen en een eigen starttijd. Staat de middag op 0, dan bestaat hij die dag niet en zien de sorteerders die knop niet.
Zet het totaal op 0 om een dag helemaal uit het formulier te halen. Wijzig je de aantallen midden in de week, dan geldt dat direct voor iedereen die daarna het formulier opent.
In het overzicht staan onder de sorteerderstabel drie regels. Eigen personeel laat zien hoeveel plekken bezet zijn en hoeveel reserves er staan. Uitzendkrachten aanvragen is het getal dat je aan het uitzendbureau doorgeeft: dat is je minimum, of meer als er te weinig eigen aanmeldingen zijn. Krijg je dinsdag maar 3 eigen mensen terwijl je er 13 nodig hebt, dan staat er 10 in plaats van 5 — in het oranje, zodat je ziet dat je boven je minimum uitkomt. Totaal nodig is je controlegetal. Draait er die week ergens een middag, dan komen dezelfde drie regels er nog een keer onder voor de middag, met Ochtend en Middag ervoor zodat je ze uit elkaar houdt. Bij een dag zonder middag staat daar een streepje. Diezelfde regels staan onderaan de PDF voor de sorteerders.
Elke dag heeft twee dagdelen die je los instelt. Vul je bij een dag alleen de ochtendgetallen in en laat je de middag op 0 staan, dan bestaat die middag niet: sorteerders zien de knop niet en er verschijnt nergens een middagblok. Zet je bij Middag · totaal nodig een getal neer, dan komt hij overal tegelijk tevoorschijn — in het formulier, in het overzicht, bij het maken van de planning en in de PDF.
De middag heeft zijn eigen minimum uitzendkrachten en zijn eigen starttijd. Die starttijd wordt bij het maken van de teamleiderplanning alvast ingevuld; wijkt hij deze week af, dan pas je hem daar aan zonder de instellingen te veranderen.
Sorteerders mogen Ochtend en Middag op dezelfde dag aanzetten en draaien dan door. Zo iemand telt in beide dagdelen mee, maar voor het maximum aantal ochtenden telt die dag als één ochtend. Wie Indien plaats vrij kiest, staat op de reservebank van allebei de dagdelen; jij bepaalt bij het indelen waar hij het beste past.
Bij de teamleiders staat naast het minimum voor de ochtend nu ook een minimum voor de middag. Wie ochtend én middag draait, telt in beide tellingen mee — de regel boven elke dag laat dat zien als Ochtend 2/2 · blijft tot de middag 1/1 · middag 2/1.
Vergeet niet op Instellingen opslaan te klikken. Vanaf dat moment ziet iedereen die het formulier opent de nieuwe situatie.
Vul je hier namen en mailadressen in, dan kiezen mensen alleen nog hun naam uit een lijstje en vult de app de rest in. Belangrijk: de functie staat alléén hier. Wie niet in de lijst staat komt binnen als sorteerder, dus een sorteerder kan zichzelf nooit als teamleider aanmelden. Dat scheelt gedoe met verkeerd gespelde namen die als twee personen in je overzicht belanden. Een hele ploeg tegelijk erin zetten kan door regels te plakken: voornaam;achternaam;e-mail, één per regel.
Wil je dat alleen bekenden kunnen opgeven, zet dan het vinkje aan. Laat je het uit, dan blijft "Ik sta er niet bij" staan voor invallers.
Groen is ochtend, blauw is middag, groenblauw is de hele dag, oranje is indien plaats vrij, grijs is niet beschikbaar. Onderaan zie je per dag hoeveel van je plaatsen bezet zijn en hoeveel mensen op de reservebank staan; staat dat cijfer rood, dan is die dag vol. De kolom Versie vertelt met welke versie van de app iemand heeft ingediend — alleen van belang als iemand iets raars ziet. Met de weekkiezer kijk je terug of vooruit, en met Exporteer CSV haal je alles naar Excel.
Klik op Deel via WhatsApp: er opent een bericht met de link er al in, jij kiest de groep en drukt op versturen. Doet die knop het niet op jouw telefoon, gebruik dan Link kopiëren en plak hem zelf.
Voeg collega's toe met een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Je kunt een wachtwoord opnieuw instellen of iemand verwijderen. De laatste beheerder kan er niet uit — anders sluit je jezelf buiten.
Bij de instellingen staat een vinkje Testmodus. Staat dat aan, dan is het formulier altijd open — ook op zondagavond of na de deadline. Zo kun je met een paar collega's rustig alles uitproberen zonder op maandag 12:00 te wachten. Iedereen ziet dan boven het formulier staan dat de testmodus aanstaat. Vergeet hem niet uit te zetten als je echt begint, anders heeft de vrijdagdeadline geen enkele werking.
Maandag om 12:00 gaat het open, vrijdag om 23:59 gaat het dicht, in het weekend gebeurt er niets. Zo heb je het weekend rustig en zaterdag een compleet beeld om mee te plannen. Iedereen geeft één keer op en mag daarna één keer wijzigen. Moet er na de deadline nog iets veranderen, dan regel je dat in je eigen planning — de app blijft dicht.
In de lijst geef je per persoon aan of het een sorteerder of een teamleider is. Iemand heeft één functie; dubbelrollen bestaan niet. Sorteerders zien per dag Ochtend, Middag (als die dag een middag heeft), Indien plaats vrij en Niet beschikbaar, en vallen onder het maximum en de plaatsen; het maximum telt alleen ochtenden. Teamleiders zien zes knoppen — ochtend, middag, avond en de twee combinaties — en kennen geen maximum en geen plaatsen, want bij hen gaat het puur om beschikbaarheid.
In je overzicht staan ze in twee aparte tabellen. Onder de teamleiders zie je per dag hoeveel er beschikbaar zijn voor ochtend, middag en avond; staat daar rood, dan heb je voor de ochtend of de middag nog niemand.
Logt iemand in die nog niet in de lijst staat, dan zet de app hem er automatisch bij met de functie die hij zelf koos. Achter zijn naam staat dan een groen label nieuw sinds <datum>. Loop die af en toe na: klopt de functie en de spelling, klik dan op het kruisje in het label om het weg te halen; klopt het niet, dan pas je het aan of verwijder je de regel. Zo groeit je lijst vanzelf mee zonder dat je iedereen vooraf hoeft in te voeren, en zie je meteen wie er nieuw is.
Staat iemand in de lijst, dan ligt zijn functie daarmee vast en kan hij die bij het inloggen niet veranderen. Alleen wie niet in de lijst staat, kiest zelf sorteerder of teamleider. Zet je vaste ploeg dus in de lijst; dan klopt het altijd en hoef je alleen bij invallers op te letten.
Bij Instellingen staan twee normen: Min. teamleiders in de ochtend (standaard 2) en Min. die blijft tot de middagploeg (standaard 1). In een piekperiode zet je die hoger — bijvoorbeeld 3 en 2 — en omdat instellingen per week kunnen, kun je dat vooruit klaarzetten voor de weken waarin het druk wordt.
Achter elke naam in de kolom Ochtend staat een tijdveldje. Laat je het leeg, dan geldt de standaard starttijd van die dag uit de instellingen; vul je er een tijd in, dan geldt die alleen voor die teamleider op die dag. Zo kun je iemand een half uur eerder laten beginnen voor de overdracht zonder de hele dag te verschuiven. De tijd wordt bewaard bij het opslaan, maar alleen voor wie je die ochtend ook echt hebt aangevinkt. In de planning die de teamleiders zien en in de PDF staat de tijd achter de naam.
In het planningblok staat naast de drie dagdelen een vierde kolom: Blijft tot de middagploeg. Daarin vink je aan wie er na de ochtend blijft tot de middagploeg begint. Dat mogen er meerdere zijn. Alleen mensen die je die ochtend hebt ingedeeld tellen mee; vink je iemand aan die je daarna uit de ochtend haalt, dan valt hij er bij het opslaan vanzelf uit.
Boven elke dag staat een regel als Ochtend 2/2 · blijft tot de middag 1/1 · middag 2/1. Wie ochtend én middag draait telt in beide mee. Groen is rond, rood betekent dat je er nog niet bent, met "nog niet rond" erachter. Zo zie je bij het schuiven meteen welke dag nog aandacht nodig heeft, zonder dat je zelf hoeft te tellen.
De blijvers krijgen een eigen regel in de planning die de teamleiders zien en in de PDF, zodat er geen misverstand over kan bestaan wie de overdracht doet.
Bij de instellingen staat Eigen sluitmoment voor teamleiders. Staat dat uit, dan geldt voor iedereen dezelfde vrijdag 23:59. Zet je het aan, dan kies je zelf een dag en een tijd — donderdag 12:00 is de gebruikelijke keuze. Vanaf dat moment kunnen teamleiders niets meer opgeven of wijzigen, zodat je de planning kunt maken zonder dat er nog opgaves bij komen. Sorteerders merken er niets van, die houden hun eigen termijn. De teamleiders zien het sluitmoment in de balk boven hun formulier en in hun handleiding, in hun eigen taal. Ben je zelf te laat gewaarschuwd, dan kun je met Aanpassen in het overzicht altijd nog iemands dagen invullen. Dit sluitmoment hoort bij de standaardinstellingen, niet bij een losse week.
Naast de PDF staat bij de teamleiderplanning nu Delen via WhatsApp (als PDF). Dat zet de opgeslagen planning om in een bericht: per dag de ochtend met de starttijd achter elke naam, wie er blijft tot de middagploeg, en de middag en avond. Een eventueel bericht bij de planning gaat mee. Staat de planning nog niet gepubliceerd, dan komt daar een regel over onderaan, zodat je niet per ongeluk iets rondstuurt wat in de app nog niet te zien is.
Onderaan de pagina Sorteerders, bij Planning maken, maak je van de opgaven een definitieve indeling. Per dag zie je iedereen die zich heeft gemeld: wie Ochtend koos staat groen met een stip en is de eerste keer al aangevinkt, de reserves staan eronder in volgorde van inzenden zodat je ziet wie het eerst was. Zit je onder de bezetting, dan vink je er reserves bij; is iemand afgevallen, dan haal je het vinkje weg. Onder elke dag staat hoeveel eigen mensen je hebt ingedeeld tegenover de plekken en hoeveel uitzendkrachten er dan nog bij moeten.
Zodra je ergens iets wijzigt — een vinkje in een planning, een getal bij de instellingen — verschijnt onderaan het scherm een donkere balk met de knop Opslaan en de melding wat er openstaat. Die balk blijft staan waar je ook scrolt, dus je hoeft niet meer helemaal naar beneden voor de opslaanknop. Heb je op meerdere tabbladen iets openstaan, dan slaat die ene knop alles achter elkaar op. De knoppen onderaan elk blok blijven gewoon werken; de balk is een snelkoppeling, geen vervanging.
Onder de dagen staat de knop Aanvraag uitzendbureau. Die maakt van je huidige indeling een kant-en-klaar berichtje: per dag hoeveel krachten je nodig hebt en vanaf hoe laat, ochtend en middag apart, met het weektotaal eronder. Het staat meteen op je klembord, dus je kunt het rechtstreeks in een mail of WhatsApp plakken. Let op: het rekent met wat er op dat moment is aangevinkt, dus doe dit als laatste stap.
Bij Instellingen staat Talen voor medewerkers. Vink aan welke talen je wilt aanbieden; Nederlands staat altijd aan en is niet uit te zetten. Zet je alles uit behalve Nederlands, dan verdwijnen de taalknoppen helemaal uit beeld. Talen die je uitzet blijven in de app zitten en kun je later weer aanzetten zonder dat er iets verloren gaat. Handig als je team maar twee talen spreekt: minder knoppen, minder kans dat iemand per ongeluk in het Arabisch belandt.
Achter elke naam in de planning staat rechts de knop ziek melden — bij de sorteerders én bij de teamleiders. Een ziekmelding komt altijd achteraf, dus dit is puur een aantekening voor het verzuim: de planning blijft ongewijzigd. Dat is met opzet, want de planning laat zien wie er die dag stond ingedeeld, en dat wil je later kunnen terugzien.
Wat er wél gebeurt: de dag wordt bij die persoon als ziekte genoteerd en de naam krijgt in de planning het merk ziek gemeld. Sluit de dag aan op een eerdere ziekteperiode, dan verlengt de app die in plaats van er een nieuwe naast te zetten. Stond de dag al genoteerd, dan zegt de app dat en verandert er niets. Je hoeft de planning hierna niet op te slaan — de ziekmelding staat er meteen in.
Moet iemand ook daadwerkelijk van de planning af, dan haal je zijn vinkje weg zoals altijd; dan schuift het aantal aan te vragen uitzendkrachten mee.
Onder Nog niets van gehoord staat de knop Herinnering opstellen. Die maakt een berichtje met de namen van wie nog niets doorgaf, de week erbij, de link naar de app en de sluitingstijd, en zet dat op je klembord — klaar om in de groepsapp te plakken. Mensen die verlof of ziekte hebben genoteerd blijven er automatisch buiten.
Bij de teamleiders staat onder elk dagdeel dezelfde keuzelijst Zelf iemand toevoegen, met de teamleiders die zich voor dat dagdeel niet opgaven. Wie je toevoegt komt aangevinkt in de kolom te staan en telt meteen mee in de regel Ochtend n/x · blijft tot de middag n/x · middag n/x; in de ochtendkolom krijgt hij ook zijn eigen starttijdveld en verschijnt hij meteen bij blijft tot de middagploeg, zodat je hem direct een hele dag kunt geven zonder eerst op te slaan. Heeft nog niemand opgegeven, dan verschijnt er een rode melding maar staan de dagen er gewoon, zodat je toch kunt indelen.
Bij de sorteerders staat onder elk blok een keuzelijst Zelf iemand toevoegen met je hele team. Kies een naam en druk op Toevoegen, dan komt die persoon aangevinkt in de planning te staan met het label (door jou toegevoegd) — ook als hij deze week niets heeft opgegeven. Handig als je iemand belt en hij zegt toe, of als iemand invalt voor een zieke.
Heeft die persoon voor die week verlof of ziekte genoteerd, dan vraagt de app eerst om bevestiging. De toevoeging telt gewoon mee in Ingedeeld en dus in het aantal aan te vragen uitzendkrachten, en verschijnt in de publicatie en de PDF net als iedereen. Vergissing? Vinkje weghalen en opslaan.
Bij een medewerker noteer je onder Afwezigheid een periode. Kies bij Soort tussen Vakantie of verlof en Ziek. Ziekteperioden krijgen in de lijst een rood label, zodat je in één oogopslag ziet waar het om gaat. Voor de planning maakt het geen verschil: in beide gevallen wordt die persoon overgeslagen bij het aanvullen met reserves en zie je een waarschuwing als je hem toch indeelt.
Boven op het tabblad Verzuim staat Ziekte registreren. Daar kies je een medewerker en een periode, en dat staat helemaal los van de weekkiezer bovenin — je kunt dus ook een ziekmelding van een half jaar geleden nog invoeren, terwijl de weekkiezer maar zes weken terugkijkt. Eén dag registreer je door bij Van en Tot dezelfde datum te kiezen. Overlapt of grenst de nieuwe periode aan een bestaande ziekteperiode, dan voegt de app ze samen tot één en zegt hij dat erbij, zodat er geen dubbeltellingen ontstaan.
De knop ziek melden in de planning doet hetzelfde voor één dag; dit blok is er voor alles wat daarbuiten valt.
Daaronder vat het tabblad het samen. Bovenaan vier cijfers voor het gekozen jaar: het aantal ziekmeldingen, het aantal ziektedagen, hoeveel mensen ziek zijn geweest van je hele team, en de gemiddelde duur van een melding. Daaronder een staafje per maand, zodat je ziet of het verzuim ergens piekt. En daaronder de tabel per persoon: meldingen, dagen, wanneer hij voor het laatst ziek was, en alle perioden van dat jaar op een rij.
Je kiest zelf het jaar (de laatste vijf) en of je iedereen ziet of alleen sorteerders of teamleiders. De CSV-knop neemt precies mee wat je op dat moment ziet, inclusief de losse perioden per persoon. Dagen worden geteld van maandag tot en met zaterdag, want op zondag wordt er niet gesorteerd; een periode die over de jaargrens loopt wordt bij 31 december afgekapt, zodat elk jaar los klopt.
Twee dingen om te weten: de app rekent geen verzuimpercentage uit, want daarvoor zou hij moeten weten hoeveel iemand contractueel werkt, en er is geen geschiedenis — wis je een periode bij een medewerker, dan is die ook uit dit overzicht weg. Wil je het bewaren, download dan aan het eind van het jaar de CSV.
Heeft iemand voor die week vakantie of verlof doorgegeven, dan is zijn naam bij het indelen rood omrand met verlof t/m en de datum erachter. Je kunt hem nog steeds aanvinken — soms kan iemand toch — maar je ziet het nu meteen in plaats van dat je het moet onthouden.
Stond iemand de afgelopen zes weken twee keer of vaker als reserve zonder ingedeeld te worden, dan staat er in het oranje bijvoorbeeld 3× misgelopen achter zijn naam. Handig om de verdeling eerlijk te houden: bij twee gelijkwaardige reserves neem je degene die het langst wacht.
Publiceer je een tweede keer, dan onthoudt de app het verschil met de vorige versie en zet dat boven het planningsblok in een oranje balk: wie erbij kwam en wie eraf ging, met de dag erachter. Met de knop Tekst kopiëren plak je dat regeltje zo in de WhatsApp-groep, zodat mensen niet de hele planning hoeven te vergelijken. Medewerkers zelf zien nog steeds alleen de melding dat de planning is bijgewerkt.
Draait die dag ook een middag, dan staat onder het ochtendblok een tweede blok Middag, met een eigen telling en een eigen aantal aan te vragen uitzendkrachten. Wie zich voor ochtend én middag meldde, staat in beide blokken: je deelt hem in allebei in of maar in één. Achter de middagteller staat hoeveel van je middagmensen ook de ochtend doen — alleen ter informatie, want een hele dag draaien mag.
Zolang Publiceren uitstaat ziet niemand iets. Zet je het vinkje aan en sla je op, dan ziet elke sorteerder de planning boven zijn formulier zodra hij inlogt, ook nadat de termijn is gesloten; zijn eigen dagen staan groen met een sterretje. Met PDF planning maak je er een afdruk van voor de groepsapp. Met Delen via WhatsApp (als PDF) zet je dezelfde planning als bericht klaar. Dit werkt precies zoals bij de teamleiders, alleen met één regel per dag in plaats van dagdelen.
Onderaan de pagina Teamleiders, bij Planning maken, maak je de indeling. Per dag vink je bij ochtend, middag en avond aan wie je indeelt. Dat mogen er meerdere per dagdeel zijn, dus een drukke ochtend met twee leidinggevenden kan gewoon. Per dagdeel zie je alleen de teamleiders die zich voor dát dagdeel beschikbaar hebben gemeld — is er niemand, dan staat dat er. Bovenaan het blok staan het weeknummer en de datums. Heb je eerder iemand ingedeeld die zich later niet blijkt te hebben opgegeven, dan blijft die zichtbaar met een stippellijn en de tekst "niet opgegeven", zodat je indeling nooit stilletjes verdwijnt. Wie zich voor dat dagdeel beschikbaar heeft gemeld, herken je aan de groene rand met een stip; iemand aanvinken die zich niet opgaf kan ook, bijvoorbeeld na overleg.
Achter elke dag staat de starttijd van de middag, alvast ingevuld vanuit de instellingen. Wijkt hij deze week af, dan pas je hem hier aan. Onderin kun je nog een bericht kwijt, bijvoorbeeld over een afwijkende dag.
Zolang Publiceren uitstaat, ziet niemand iets — je kunt dus rustig schuiven. Zet je het vinkje aan en sla je op, dan ziet elke teamleider de planning boven zijn formulier zodra hij inlogt, ook nadat de termijn is gesloten. Zijn eigen diensten staan groen met een sterretje. Met PDF planning maak je er een afdruk van voor de groepsapp.
Klik in het weekoverzicht bij iemand op Aanpassen. Onderin dat blok staat Opgave verwijderen. Daarmee gaat de hele opgave weg: uit het overzicht, uit de tellingen, uit de planning van die week en uit de PDF. De persoon staat daarna weer als niet-opgegeven en kan zelf opnieuw invullen, ook als de termijn al dicht is. Zijn naam blijft gewoon in de namenlijst staan; alleen deze week is leeg. Er komt eerst een bevestiging, want ongedaan maken kan niet — de opgave blijft ook na Overzicht opnieuw opbouwen weg.
Onder de kop van elke gepubliceerde planning staat wanneer hij voor het laatst is opgeslagen. Publiceer je een tweede keer of later, dan verandert die regel in een gele balk met "Let op: deze planning is aangepast op …", zodat iemand die hem gisteren al bekeek meteen ziet dat er iets veranderd is. Sla je op met Publiceren uit, dan telt dat niet mee; dan is er voor de medewerkers immers niets veranderd.
Vernieuwen gebruik je vaak. Het beheerscherm toont wat er stond toen je de pagina opende; komt er tijdens het plannen nog iemand binnen, dan zie je dat pas na een klik op Vernieuwen. Er wordt niets weggeschreven of veranderd — je haalt alleen de laatste stand op. Dezelfde knop ververst ook de planning van de teamleiders, zodat die twee niet uit de pas gaan lopen.
Overzicht opnieuw opbouwen, het linkje onderaan de sorteerderspagina, gebruik je bijna nooit. Elke opgave wordt op twee plekken bewaard: een regel bij de persoon zelf en een regel in het verzamelbestand van die week — dat verzamelbestand is wat je in het overzicht ziet. Verzenden twee mensen op precies hetzelfde moment, dan kan de ene schrijfactie de andere overschrijven en mist er iemand in het overzicht terwijl zijn eigen opgave er nog gewoon is. Opnieuw opbouwen stelt dat verzamelbestand opnieuw samen uit alle losse opgaven. Er raakt dus niets kwijt; het haalt juist terug wat er ontbrak, en jouw eigen aanpassingen blijven staan omdat die op beide plekken worden bewaard. Zegt iemand "ik heb wél opgegeven" en zie je hem niet staan: dit is de knop.
Het beheerscherm laat zien wat er was op het moment dat je het opende. Komt er tijdens het plannen nog iemand binnen, klik dan op Nieuwe inzendingen ophalen boven de planning (dat is dezelfde handeling als Vernieuwen op de overzichtspagina's); daarmee worden de lijstjes en het overzicht opnieuw geladen zonder dat je hoeft uit te loggen. Heb je vinkjes gezet die nog niet zijn opgeslagen, dan waarschuwt de app eerst — sla dus op voordat je ophaalt.
Op elk van de twee overzichtspagina's staat een gele knop: PDF sorteerders bij de sorteerders, PDF teamleiders bij de teamleiders. Er opent een net opgemaakt overzicht van die week en meteen daarna het afdrukvenster. Kies daar "Bewaar als PDF" (op een telefoon staat dat onder Afdrukken of Delen). Dat bestand deel je in de groep. Twee aparte knoppen, dus de sorteerders krijgen niet de indeling van de leiding te zien en andersom.
Blijft het venster leeg, dan blokkeert je browser pop-ups voor deze pagina — sta ze toe en probeer opnieuw.
Naast het app-bestand horen er vier kleine bestanden op de server te staan: manifest.webmanifest, icon-192.png, icon-512.png en apple-touch-icon.png. Zet ze in dezelfde map. Daarmee krijgt iedereen die de app via "Toevoegen aan beginscherm" opslaat een echt icoon op zijn telefoon in plaats van een browsersnelkoppeling, en start hij op zonder adresbalk.
Je hoeft dat niemand uit te leggen: onder het inlogscherm staat de uitleg er met iconen bij, met de stappen voor iPhone en Android. De app zet het blokje van het besturingssysteem van die telefoon bovenaan, en zodra iemand de app echt heeft geïnstalleerd verdwijnt de uitleg vanzelf. Vergeet alleen de vier bestanden niet mee te uploaden, anders krijgt niemand een icoon te zien.
Onder het tabblad Handleiding staan twee knoppen: één voor sorteerders en één voor teamleiders. Wie is ingelogd, krijgt automatisch de handleiding die bij zijn functie hoort te zien. Beide staan in het Nederlands, Engels, Spaans, Roemeens en Arabisch. Bij Arabisch draait de app mee naar rechts-naar-links. Het beheerdersgedeelte en deze handleiding blijven bewust Nederlands: dat is jouw werkomgeving en vertalen zou alleen maar verwarring geven bij het overleggen over een instelling.
Wie voor het eerst inlogt, krijgt onder zijn e-mailadres een veld voor zijn telefoonnummer. Dat veld is bewust optioneel: iemand die het liever niet geeft, kan gewoon doorklikken, zodat je nooit een opgave misloopt om een nummer dat je misschien niet eens gebruikt. Bij mensen die je zelf toevoegt op de pagina Mensen kun je het nummer meteen invullen.
Het nummer staat alleen in het beheerdersdeel, achter je inlog, en verschijnt daar als aanklikbare belverwijzing achter het e-mailadres — op je telefoon bel je dus rechtstreeks vanuit de lijst. Het komt bewust niet in de PDF's, de CSV-export van de week of het WhatsApp-bericht met de planning terecht; collega's krijgen elkaars nummer dus nooit in handen.
Twee dingen om in gedachten te houden. Gebruik het nummer alleen waarvoor het is gegeven — bellen over een dienst — en niet voor andere berichten. En bedenk dat nummers ook in je back-upbestand terechtkomen: dat bestand is daarmee gevoeliger dan voorheen, dus bewaar het niet in een map die anderen kunnen openen. Gaat iemand uit dienst, verwijder hem dan uit de lijst; dan is het nummer ook weg.
Dit kan van twee kanten. De medewerker geeft het zelf door onder zijn formulier — vakantie, een operatie, een lange reis — en jij ziet dat terug met het label "zelf doorgegeven". Daarnaast kun jij het invoeren, bijvoorbeeld na een telefoontje: achter elke naam op de pagina Mensen staat Afwezigheid. Daar noteer je een periode met een begin- en einddatum en eventueel een reden. Je kunt er meerdere per persoon kwijt en ze desgewenst weer weghalen.
Wat er dan gebeurt: wie in een week afwezig is, verschijnt die week niet meer bij "nog niets van gehoord" maar op een eigen regel eronder, met de einddatum erbij — precies de mensen die je dus níét hoeft na te bellen. Op de pagina Deelname tellen die weken niet als stilte: ze staan apart in de kolom Verlof en gaan af van de teller "opgegeven van", zodat iemand die drie weken op vakantie was niet onterecht rood kleurt.
De app houdt niemand tegen: staat iemand als afwezig genoteerd en blijkt hij toch te kunnen, dan kan hij gewoon opgeven. Het is een aantekening voor jou, geen slot.
Onder Beheer → Delen staat Back-up downloaden. Daarmee haal je alles in één bestand op je eigen apparaat: instellingen, de lijst met mensen inclusief afwezigheid, de beheerders, alle opgaven van alle weken, de planningen en de feedback. Doe dat met enige regelmaat, en zeker vlak voordat je een week leegmaakt of naar een andere server verhuist — dat laatste is meteen de makkelijkste verhuizing: back-up hier, terugzetten daar.
Back-up terugzetten overschrijft alles wat er op dat moment in de app staat, ook de beheerders en hun wachtwoorden. Je krijgt eerst te zien uit welke datum de back-up komt, wie hem maakte en hoeveel onderdelen erin zitten, en pas na jouw bevestiging wordt er iets weggeschreven. Daarna herlaadt de app zichzelf. Een bestand dat niet uit deze app komt, wordt geweigerd.
De pagina Deelname kijkt terug over de afgelopen weken — je kiest zelf of dat er 4, 8, 12 of 26 zijn — en zet bovenaan wie het langst niets heeft doorgegeven. Rood betekent drie weken of langer stil, oranje twee weken, en wie er nog nooit bij was staat als "nooit" bovenaan. De lopende week telt niet mee, want die is nog niet afgerond.
Let op het verschil tussen de twee kolommen. Opgegeven is hoe vaak iemand het formulier invulde; Ochtenden hoe vaak hij ook echt op een ochtend stond. Iemand die trouw opgeeft maar een laag ochtendcijfer heeft, belandde steeds op de reservebank — dat is precies het gesprek dat je anders op gevoel voert. Met de exportknop haal je het geheel naar Excel.
Onderaan elke pagina staat een versienummer. Zet ik een nieuwe versie voor je klaar, dan onthoudt de app dat zodra jij als beheerder inlogt. Iedereen die daarna nog op een oude versie zit, krijgt bovenin een rode balk met een knop Vernieuwen. Handig bij een telefoontje: vraag welk versienummer er onderaan staat.
Achter elke regel in het overzicht staat Aanpassen. Daarmee zet je zelf iemands dagen goed, ook als het formulier al dicht is — handig bij een telefoontje op zaterdag. De medewerker krijgt daar geen bericht van, dus laat het hem even weten. In het overzicht en de CSV zie je terug wie de aanpassing heeft gedaan.
Wie op Indien plaats vrij staat, krijgt automatisch een nummer op volgorde van inzenden: Reserve 1 is als eerste aan de beurt. Zo hoef je niet te wikken en wegen als er een plek vrijkomt, en is het voor iedereen navolgbaar.
Onder het overzicht staat rood wie er uit je medewerkerslijst nog niets heeft laten horen.
Medewerkers kunnen onder hun formulier hun eigen opgaven van de afgelopen acht weken terugkijken — alleen die van henzelf, niet die van anderen. Scheelt jou vragen als "had ik woensdag nou opgegeven?". Verder kunnen ze met één klik hun opgave van vorige week overnemen. Een kopie per mail is er niet meer: ze zien hun opgave gewoon in de app zodra ze inloggen.
Sinds deze versie controleert de server de opgaven nog een keer, los van wat de browser doet. Drukken twee mensen op precies hetzelfde moment op versturen voor de laatste plek, dan krijgt er één van hen netjes te zien dat de dag zojuist is volgeraakt — vóór deze versie konden ze er samen overheen. Ook het maximum aantal ochtenden en het bestaan van een dagdeel worden serverkant nagekeken, zodat sleutelen aan de pagina niets oplevert.
Daarnaast haalt de app bij het inloggen een beheerdersbewijs op bij de server. Zonder dat bewijs weigert de server elke wijziging aan de instellingen en de planningen. Het bewijs is twaalf uur geldig; daarna vraagt de app je opnieuw in te loggen en blijft je openstaande werk gewoon op het scherm staan. Dit werkt alleen als bij Cloudflare de variabele SESSIE_GEHEIM is ingesteld; is die er niet, dan gedraagt de app zich zoals voorheen.
Wachtwoorden staan versleuteld opgeslagen en zijn niet terug te lezen. Wachtwoord kwijt? Klik op het inlogscherm op Wachtwoord vergeten? en vul je gebruikersnaam met je herstelcode in — je stelt dan zelf een nieuw wachtwoord in. Die herstelcode krijg je te zien zodra je account wordt aangemaakt; schrijf hem op of zet hem in je wachtwoordkluis. Hij werkt één keer, waarna je meteen een nieuwe krijgt. Ook kwijt? Dan zet een andere beheerder je wachtwoord opnieuw of maakt een nieuwe herstelcode voor je bij Beheerders.
Nog geen beheerder ingesteld. Maak hieronder de eerste beheerder aan.
Vul je gebruikersnaam en je herstelcode in. Die code kreeg je toen je account werd aangemaakt of toen je hem voor het laatst hebt vernieuwd. De code werkt één keer; daarna krijg je meteen een nieuwe.
Ingelogd als — uitloggen
BEH_OPEN in het script op false voordat de app echt in gebruik gaat.Deze instellingen veranderen zelden en gelden los van de week hierboven, tenzij je bij Bezetting per week iets afwijkends instelt.
In een piekperiode zet je deze hoger; de planning waarschuwt zodra je eronder zit.
Staat dit uit, dan geldt voor teamleiders dezelfde vrijdag 23:59 als voor de sorteerders. Zet je het aan, dan sluit hun formulier eerder, zodat je de planning kunt maken zonder dat er nog opgaves bijkomen. Sorteerders merken hier niets van.
Twee losse schakelaars, want het gaat om twee verschillende dingen. Bij sorteerders is het een melding: ik ben er die weken niet. Bij teamleiders is het een aanvraag die jij nog moet goedkeuren — hun scherm zegt daarom Aanvraag indienen. Zet je er een uit, dan verdwijnt het blok bij die groep en houd jij de perioden zelf bij, bij een medewerker onder Afwezigheid. Wat al is doorgegeven blijft staan en blijft meetellen.
Handig om alles rustig uit te proberen. Zet dit uit zodra je live gaat, anders blijft de deadline van vrijdag 23:59 zonder werking.
Vink aan welke talen je medewerkers kunnen kiezen. Nederlands staat altijd aan en is niet uit te zetten. Zet je alles uit behalve Nederlands, dan verdwijnen de taalknoppen helemaal uit het scherm. Talen die je uitzet blijven gewoon in de app zitten; je kunt ze later weer aanzetten zonder dat er iets verloren gaat.
Vul per dagdeel in hoeveel mensen je in totaal nodig hebt en hoeveel uitzendkrachten je er minimaal van inzet. Het aantal plekken voor eigen personeel rekent de app daaruit uit. Zet het totaal op 0 om dat dagdeel uit het formulier te halen — staat de middag overal op 0, dan ziet niemand de middagknop.
Vernieuwen laat zien wat er sinds het openen van deze pagina is binnengekomen.
Sla je werk op voordat je weggaat: wissel je van tabblad, van week, log je uit of sluit je het venster met openstaande vinkjes, dan waarschuwt de app eerst. Maak eerst de teamleiderplanning (tabblad Teamleiders) en sla die op; pas dan weet de app wie er overblijft om te sorteren. Bovenin dit blok staat wanneer die planning is opgeslagen en hoeveel teamleiderochtenden er vrij zijn. Vink per dag aan wie je definitief indeelt. Kom je mensen tekort, dan staat onder de sorteerders een rij Teamleiders inzetten bij tekort: teamleiders die zich voor die ochtend beschikbaar meldden. Vink je er een aan, dan telt hij mee als eigen personeel en vraag je dus één uitzendkracht minder aan. Staat iemand die ochtend al in de teamleiderplanning, dan is zijn vinkje grijs en niet aan te klikken — haal hem daar eerst weg als je hem liever laat sorteren. Ingezette teamleiders staan met (TL) in de planning, de PDF en het WhatsApp-bericht, en zien het zelf terug in hun eigen planning. Wie zelf Ochtend koos staat groen met een stip en staat de eerste keer al aangevinkt; reserves kun je erbij zetten in volgorde van inzenden. Publiceer je de planning, dan ziet elke sorteerder hem bij het inloggen — ook nadat het formulier dicht is.
Zet acht fictieve sorteerders in de getoonde week, met uiteenlopende dagen: sommige Ochtend, sommige Indien plaats vrij, sommige niet beschikbaar. Toevoegen kan alleen zolang Testmodus aanstaat bij Instellingen. Wissen haalt alle testnamen weg — sorteerders én teamleiders. Alles heeft een e-mailadres op @test.local.
Dit is wat de teamleiders zelf hebben doorgegeven. De indeling maak je hieronder.
Deel je iemand voor zowel de ochtend als de middag in, dan wordt Blijft tot de middagploeg automatisch aangevinkt en vastgezet — hij draait immers door. Haal je een van de twee dagdelen weg, dan komt dat vinkje weer vrij. Vink per dagdeel aan wie je indeelt — dat mogen er meerdere zijn. Een groene rand met een stip betekent dat iemand zich voor dat dagdeel beschikbaar heeft gemeld; je kunt ook iemand aanvinken die zich niet opgaf. Publiceer je de planning, dan ziet elke teamleider hem bij het inloggen — ook nadat het formulier dicht is.
Zet zes fictieve teamleiders in de getoonde week, met uiteenlopende dagen en dagdelen — ook combinaties van twee en drie. Toevoegen kan alleen zolang Testmodus aanstaat bij Instellingen. Opruimen kan altijd: zolang er nog testnamen in de getoonde week staan blijft dit blok zichtbaar met alleen de wisknop, zodat je nooit met testdata blijft zitten. Alles wat je hier aanmaakt heeft een e-mailadres op @test.local en is met één klik weer weg. Test-sorteerders zet je klaar bij Sorteerders → Planning maken; de wisknop ruimt beide soorten op.
Los van de weekkiezer, dus ook voor dagen die allang voorbij zijn. Eén dag registreer je door bij Van en Tot dezelfde datum te kiezen.
Geteld op basis van de perioden die je bij een medewerker onder Afwezigheid als Ziek hebt genoteerd; vakantie en verlof tellen niet mee. Dagen zijn werkdagen, maandag tot en met zaterdag. Een periode die over de jaargrens loopt wordt afgekapt bij 31 december, zodat elk jaar los klopt. De app rekent geen verzuimpercentage uit — daarvoor zou hij moeten weten hoeveel iemand contractueel werkt.
De tabel hieronder hoort bij de week die je bovenin bij "Week" hebt gekozen — wissel je daar van week, dan wissel je ook hier van week. Elke week krijg je de korte-termijnprognose (Totaal, 2nd wave, DFY) — tik die per dag over bij de juiste week; oudere weken blijven zichtbaar zodat je kunt terugkijken wat er toen is doorgegeven.
Nog niet geupload — de berekende getallen staan tot die tijd op 0.
Een paar keer per jaar krijg je een bijgewerkt Excel-bestand met de percentages per weekdag voor Aalsmeer; upload dat hier, dan reken de app de rest automatisch uit. Een upload vervangt de hele tabel in één keer, voor alle weekdagen tegelijk. Dit tabblad staat verder los van de rest van de app — het heeft geen invloed op de bezetting of de planning.
Wie het langst niets van zich heeft laten horen staat bovenaan. Opgegeven is hoe vaak iemand het formulier heeft ingevuld, ochtenden hoe vaak hij daadwerkelijk op een ochtend stond. Iemand kan dus trouw opgeven en toch weinig gewerkt hebben — dan stond hij steeds op de reservebank.
Wie voor het eerst inlogt, komt hier vanzelf bij te staan met het label "nieuw". Staan hier namen in, dan kiest iemand bij het inloggen zijn naam uit de lijst en wordt het e-mailadres automatisch ingevuld. Hier bepaal je ook wie teamleider is: wie niet in de lijst staat, komt altijd binnen als sorteerder en kan zichzelf dus nooit als teamleider aanmelden.
Een back-up bevat alles: instellingen, de lijst met mensen, de beheerders, alle opgaven per week, de planningen en de feedback. Maak er met enige regelmaat een, en zeker vlak voordat je een week leegmaakt of naar een andere server verhuist. Het bestand blijft op je eigen apparaat staan.
Terugzetten overschrijft wat er nu in de app staat met de inhoud van het bestand. Je krijgt eerst te zien uit welke datum de back-up komt en hoeveel onderdelen erin zitten, en moet dat daarna bevestigen.
Elke beheerder heeft een herstelcode om zichzelf weer binnen te laten als hij zijn wachtwoord kwijt is. De code is niet terug te lezen — bewaar hem meteen. Ben je hem kwijt, maak dan een nieuwe met Nieuwe herstelcode.